レンタカー事業で従業員の残業を減らすためのポイント

 

レンタカー事業を始めると出てくる悩みのひとつに、「従業員の残業をいかに減らすか」があります。
必要だから残業してもらっているとはいえ、残業になると残業代発生にも繋がりますし、何より連日の残業は従業員の疲れもたまり、仕事の効率も下がってしまいます。

 

そこで今回、レンタカー事業で従業員の残業を減らすためのポイントをまとめました。

 

できるだけコスパよく事業を運営していきたい人や、従業員の残業が多くて困っている人は、ぜひ本記事を参考にしてください。

 

レンタカー事業で従業員の残業を減らすポイントは6つ

早速、レンタカー事業で従業員の残業を減らす6つのポイントを見てみましょう。
以下をご覧ください。

 

1.ダラダラ残業にならないようにマネジメント
2.仕事に期限を設ける
3.時短勤務社員を雇う
4.業務は電子化して効率アップ
5.無駄な会議・ミーティングを減らす
6.返却遅延を防止するシステムを導入する

 

それぞれ分けて解説していきます。

 

ダラダラ残業にならないようにマネジメント

残業の理由の一つとして、意外と多いのがダラダラ残業です。
ダラダラ残業とは、勤務時間に仕事を終わらせる意思が希薄な従業員が行うもので、本来はしなくてもいい残業のことを指します。

 

このダラダラ残業は、発覚したらすぐに対策を取りたいですね。
どうして残業が発生するのか、仕事が進まない理由などを従業員とミーティングするなど改善できるよう動く必要があります。

 

ただし、従業員の能力的に現在の仕事のスピードが限界の場合もありますので、「自分ならこのスピードでこなせるから、従業員もできるはず」とは考えずに、従業員の能力的に仕事量は適切かなども考え改善するようにしましょう。

 

仕事に期限を設ける

仕事に期限を設けると、ダラダラ仕事をしていた人もしっかり期限に間に合わせられるように仕事をするようになります。
期限を設けない仕事は、マイペースに仕事をしてしまうものですから、つい後回しにしたりマイペースにゆっくり行動して残業に繋がったりするのですね。
期限の設定はダラダラ残業防止にも繋がりますので、できるだけ仕事には期限を設けメリハリのある仕事ができるようにしましょう。

 

時短勤務社員を雇う

従業員の仕事量がキャパオーバーである場合は、時短勤務を希望する社員を雇うという手もあります。
雇うという事は給料が発生するという事なので、マイナスのように感じるかもしれませんが、従業員ひとりひとりの疲れを癒す時間を確保するという意味ではプラスです。

疲れを持ち越さない勤務は効率アップに繋がりますので、キャパオーバーと感じた場合は従業員を増やすことも考えてみましょう。

 

業務を電子化して効率アップ

いわゆるDX化で、効率アップをはかることも大切です。
例えば予約を電話以外のアプリやネットから受け付ける・在庫管理ができるシステムを導入するなど、電子化できるところは積極的に取り入れましょう。

また電子化以外にもマニュアル化できるところはしておくと、どのように動いたら良いか迷う時間を減せるので、効率も上がりおすすめです。

 

無駄な会議・ミーティングを減らす

会議やミーティングの時間も、従業員の大切な勤務時間です。
会議やミーティングがなければ終わった仕事が、会議やミーティングがあったことで残業せざるを得なくなった、となっては本末転倒ですよね。

 

残業代を減らすためには、なぜ会議やミーティングするのか、目的を明確にすることが大切です。
目的の薄い会議やミーティングは無駄になりますし、全体の士気も下がりかねません。

 

必要な会議でも、伝えたいことは簡潔に伝えるようにし、効率的な会議・ミーティングができるよう心がけましょう。

 

返却遅延を防止するシステムを導入する

お客様からのレンタカー返却が遅れると、従業員の勤務時間も伸びて残業発生に繋がります。
つまり従業員の残業を減らしたいなら、お客様のレンタカー返却の遅れを減らすことで解決できるのです。

 

しかし残業を減らすためにお客様に事前に遅れないように話をしても、道が混んでいたり返却時間を勘違い・忘れてしまっていたりと完全にお客様に返却遅延をやめて頂くのは至難の業です。

 

そこで導入したいのが返却遅延を防止するシステムです。

 

返却遅延を防止する車両位置情報管理システムとは？

お客様の返却遅延率は、返却時間を忘れてしまうお客様に返却の時間であることをお知らせできれば下げられます。
車両位置情報管理システムは、字の通り車両位置情報を管理できるシステムで、通信型のドライブレコーダーで返却時間を音声アラームでお知らせする機能が備わっています。

 

返却時間が近くなった際に電話連絡することでもお客様に返却を促せますが、お客様が運転中だった場合、危険運転に繋がりかねませんし、従業員のタスクが増えて残業発生に繋がる可能性だってあります。
そのため、残業を減らしたい時にとる行動としては現実的ではありません。

 

残業の理由にお客様のレンタカー返却遅延が多く含まれている場合、返却遅延を防止できるシステム「車両位置情報管理システム」の導入をおすすめします。

 

従業員の残業を減らすメリット

 

実際に従業員の残業を減らすと、以下のメリットが期待できます。

 

1.コスト削減
2.業務の効率化
3.従業員の健康に繋がる
4.働きやすい職場になる
5.外部からの評価も上がる

 

どのようなメリットなのか、こちらも分けて解説していきます。

 

コスト削減

従業員の残業が減れば、残業代の発生も減るためコスト削減に繋がります。
事業で最もお金がかかる部分は人件費なので、コストパフォーマンスよく事業をまわしたいなら、従業員の残業削減に取り組むのは近道と言えるでしょう。

 

業務の効率化

残業を減らすためにする施策は、業務効率化にも貢献します。
例えば上で紹介した「従業員の残業を減らすポイント6つ」は、どれも業務の効率化を上げるものです。

業務の効率が上がれば、スムーズな仕事ができるようになるので、従業員も仕事がやりやすくなり、業務へのモチベーションアップも期待できます。

 

従業員の健康に繋がる

残業が多い職場は、疲れが取れず体調不良にも陥りやすくなります。
疲れは免疫低下にも繋がるので、できれば溜めておきたくないものです。

 

残業削減を目指すことで、従業員も十分休む時間を取れるようになります。
休みは健康にも繋がりやすいので、適度な休息が取れる職場を目指すためにも残業削減に取り組みましょう。

 

働きやすい職場になる

残業が減り効率的に仕事ができる職場は、従業員にとっても仕事しやすい良い職場になります。良い職場は、離職率も低いですよね。

 

離職率が低いという事は、業務になれている従業員がやめる確率も低くなるという事ですので、新しい人員を確保するタスクを減らすことにも繋がります。

 

逆に離職率が高い職場は、人員を確保するタスク以外にも、新人を教育するなど教えるための時間を増やす必要が出てきてしまいます。
残業も増えて効率化が遠のき、コスパも悪くなってしまいますので、できるだけ働きやすい職場にするために職場環境を整えることを目指しましょう。

 

外部からの評価も上がる

残業も少なく、仕事もしやすい職場は、いわゆるホワイト企業と呼ばれているものです。
ホワイト企業は社会的な信用が得られる上に、お客様からも選ばれやすくなり、働きたいと希望する優秀な人材も得やすくなりますから、積極的に目指したいですね。

 

まとめ

レンタカー事業で従業員の残業を減らすポイントとメリットをまとめました。
残業削減はどの業界も取り組んでいるテーマで、レンタカー業界も例外ではありません。

 

ただ残業を減らすのではなく、戦略的に減らしていくことが理想です。
理論的な残業削減は従業員のモチベーションアップ、事業の効率化にも繋がりますので、ぜひ取り組んでみてください。

 

アルパインの位置情報管理システムは、位置情報を確認することで業務負荷を軽減することが可能です。「レンタカーの運営をもっと効率的にやりたい」「返却・盗難・乗り逃げの不安を解消し事業を円滑に進めたい」と考えているならぜひ検討してみてください。
クルマの「今いる場所」や「走行状況」を把握できるから、返却遅延に対策を打ち、働き方も店舗経営も改善が可能。ビジネスをより良い方向へ動かせます。

 

 

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