社有車にはGPSを付けるべき？
GPS導入のメリットやデメリットを解説

営業車をはじめとして社用車を複数利用している会社の中には、GPSで社用車を管理したいと考えるところも多いでしょう。GPSを社用車に設置すればどこに社用車が走っているか会社側で把握できるので、管理が楽になります。その一方で「従業員からはプライバシーの侵害ではないかといった意見が出て踏み切れない」というケースもあるでしょう。

 

本記事では、社用車にGPSをつけるメリット・デメリットや従業員のプライバシーを尊重しつつGPSによる車両管理を導入する方法を解説します。

 

社用車にGPSをつけるメリット

はじめに、社用車にGPSを設置して一括管理するメリットを紹介します。

社用車へのGPSの設置は「従業員を監視するため」などのマイナスのイメージがありますが、メリットも多数あるのです。

 

安全性・業務効率が向上する

社用車にGPSを設置すれば、社用車がどこを走っているかすぐに分かります。社用車の場所を会社側が常に把握していれば、目的地への最短ルートを教えたり渋滞を回避したりといった指示を出せるでしょう。

 

目的地に最短ルートを通っていけたり渋滞を避けられたりすれば、仕事の効率もあがります。また、不慣れな場所を通るときも会社から指示を受けられれば、運転に集中できて安全性も高まるでしょう。いくら気をつけても交通事故を完全に防ぐことはできません。しかし、GPSを社用車に設置して会社からルート案内などの指示を出せれば、交通事故の有効な予防法となるでしょう。

 

経費削減

最短ルートで目的地に行ければ、ガソリン代も減らせます。ガソリンの値段は2020年以降値上がり続けています。社用車が多い会社ほど月々のガソリン代は重い負担になっているでしょう。

 

また、会社が社用車をナビゲートしてより安全なルートを指示できれば、事故起こすリスクも減らせます。長年無事故無違反で運転できていれば加入している自動車保険の等級も上がって保険料も下がるでしょう。1台が節約できるお金は僅かでも社用車が10台、20台あればまとまったお金が節約できます。

 

車両管理に関する業務の効率化

GPSを車に設置すれば、社用車が走ったルートなども記録できます。この記録を利用して日報を自動作成してくれるシステムがあります。このシステムを導入すれば、従業員が帰社後に日報を書く手間が省け仕事がより効率化できるでしょう。また、社員がどこで何をしているかが把握できるので、無用な休憩などにも注意を入れられます。

 

このほか、事故渋滞にはまった場合や天災などに巻きこまれた場合は、素早く社員の安否を確認できるうえ取引先と情報の共有も可能です。例えば、重要な取り引きの際に事故渋滞に巻き込まれてしまったといった場合、社用車にGPSが搭載されていれば素早く取引先に現状を説明し、時間をずらしてもらうなどの対応ができるでしょう。

 

社用車にGPSをつけるデメリット

 

 

社用車へのGPSの設置にはデメリットもあります。ここでは、2つのデメリットを紹介します。

 

社員の拒否感が強い

社用車にGPSを設置すれば、車がどこを走っているかすぐにわかります。「自分たちの行動は逐一監視されている」とマイナスに考える従業員もいるでしょう。また、車の運転をずっとしていれば疲れるため適度な休憩も必要です。目的地に早く着きすぎた場合は、近隣で時間を潰す場合もあるでしょう。このような「小休止」をすべてさぼりと思われてしまっては、かえって仕事のモチベーションが低下して仕事の効率が下がります。

 

1日中車で外回りをしているような仕事の場合、昼食休憩も外で取りますがその際「今日の昼食休憩はどこで何分」といったことまで把握されてしまえば、プライバシーの侵害だと考える従業員もいるかもしれません。

 

導入費用がかかる

社用車にGPSを設置すれば導入費用やメンテナンス費用、アップデート費用などがかかります。社用車が多いほどGPSによる社用車管理のコストはアップしていきます。発生するコストに見合う効果が得られなければ、GPSを導入するメリットはありません。社用車がたくさんあっても、いつも同じルートを同じ時間に通るような使い方をしているならばGPSを利用するメリットはあまりないでしょう。

 

何のためにGPSを導入するのか、それによってどのくらいのコストがかかりそれに見合う効果が得られるのか検討してから導入を決めましょう

 

社用車へのGPS設置をスムーズに進めるコツ

ここでは、GPSを利用した社用車管理をスムーズに行うコツを紹介します。経営者が導入を決定したと伝えれば、従業員は表向きはしたがってくれるでしょう。しかし、内心に不満を抱えていれば、仕事へのモチベーションは低下しがちです。会社側は従業員に納得してもらったうえで導入することが大切です。

 

社員の理解を得る

GPSによる社用車の管理が必要だと社員の理解を得ることが、重要です。GPSを設置する理由、設置するメリットなどを分かりやすく説明しましょう。また、どのような場合に会社が社用車を運転している従業員に連絡を入れるのか、ルールを定めておくことも重要です。そうすれば、社員も納得しやすいでしょう。

 

社員のプライバシーを確保しておくと約束する

1日社用車で外回りをする従業員がいる会社では、トイレ休憩や昼食休憩も外で取ります。休憩時間はGPSを切るなど、従業員のプライバシーを尊重する姿勢を見せましょう。例えば、昼食休憩に入ることを伝えた後60分はGPSを切るなどルールを明確化しておけば従業員は安心します。また、トイレ休憩も考慮にいれるなら15分以内の停車は認めるなどのルールも定めておきましょう。

 

設置・運用しやすいGPSを選ぶ

社用車を管理するためのGPSにはいろいろな種類があります。導入する際は複数の製品を比較検討して、設置・運用しやすいGPSを選びましょう。例えば、導入費用は安くても1年ごとに新製品に交換しなければならない製品と、導入費用は多少かかりますが数年間は自動的にアップデートしてくれる製品ならば、長い目で見れば後者のほうがお得です。

 

社用車管理のGPSなら「車両位置情報管理システム」

アルパインの車両位置情報管理システムは、月額990円～利用が可能です。ドライブレコーダーまたはGPSトラッカーを車両に装着いただくだけで、事務所のPCやスマホから簡単に車両の位置情報を把握できます。

 

位置情報にも駐車中、目的地到着など複数の表示が出でき、走行距離や走行ルート、走行時刻、滞在時間なども表示可能です。社用車がどこで何をしているかすぐに分かるでしょう。また、盗難監視モードや盗難されたときのLINE通知機能などもついているため、万が一社用車が盗難に遭った場合でも安心です。

 

まとめ：社用車の管理はGPS設置がおすすめ

社用車を毎日複数使用している会社は、管理にGPSを使用すると便利で効率的です。ただし、従業員のプライバシー侵害の恐れもあるので導入する際は会社側と社用車を使う従業員との間でしっかりとルールを決めて、お互いが気持ちよく社用車を使えるように調整しましょう。

 

アルパインの車両位置情報管理システムは、GPSトラッカーを設置するだけで社用車の管理ができます。新たに受信の機器を導入しなくてもいいので導入費用を抑えられる上、社員同士で車の位置把握も簡単です。GPSで社用車を管理したいと検討している会社は、ぜひ車両位置情報管理システムを検討してみてください。

 

営業車・社用車の管理・盗難対策なら「車両位置情報管理システム」

 

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